オフィス移転の基礎知識！基本的な流れや準備を開始すべき時期などを徹底解説

こちらのサイトは、オフィス移転に関する基礎知識をご紹介しており移転に伴う基本的な流れ、事前に行っておくべき準備の内容やそれを行うべきタイミングなど徹底解説を行っています。
計画をしっかり立てることでスムーズな移転作業に繋がりますし、タイムロスなどもなく円滑に進められるメリットにも繋がります。
さらに、移転先の選び方の中で確認しておきたい項目や費用の内訳など幅広く解説しているので参考にされることをおすすめします。

オフィス移転の基礎知識！基本的な流れや準備を開始すべき時期などを徹底解説

オフィス移転の基礎知識を知っているか否かで、スムーズな作業ができるのか否かが決まるといっても過言ではありません。
また、基本的な知識を得ておくと不備がない移転ができると同時に計画を立てるときにも便利です。
オフィス移転では引っ越し業者のサポートが大きくなりますが、OA機器の中でも複合機やコピー機は精密機器であり輸送においては慎重に行う必要がありますので、業者を決めるときには実績をチェックしておくと安心に繋げることができます。

オフィス移転にはどのようなメリット・デメリットがある？

オフィス移転には、社員のモチベーションアップ、業務の効率化、コミュニケーションの活性化、人材確保で有利、コストの最適化といったメリットがあります。
新しくキレイなオフィスに移転すれば社員のモチベーションアップが期待できるとともに、レイアウトの改善による業務効率の向上やコミュニケーションの活性化を図ることが可能です。
新しくキレイなオフィスは求職者にとっても魅力的なので、人材確保の面でも有利に働きます。
加えて、移転に伴ってオフィス規模を縮小したり、都心から郊外へ移転したりすればコストの削減が可能です。
一方で、オフィス移転には多大な労力・時間・費用がかかります。
一般的に計画開始から移転完了まで6ヶ月ほどの時間がかかるとともに、新オフィスの選定やレイアウトの検討、各種手続きが必要です。
通常の業務と並行して移転準備を進める必要があるため、社員の負担増加が懸念されます。
また、オフィスの移転には、現状のオフィスの原状回復工事費、新オフィスの内装工事費、契約時に発生する敷金・礼金、設備や什器の購入費など多額の資金が必要です。
オフィス移転で失敗しないためには、これらのデメリットをしっかりと理解した上で計画を進めていくことが重要となります。

オフィス移転の基本的な流れを押さえておこう！

企業のオフィス移転では手ごろな物件を見つけることも重要ですが、それ以前に引越しのコンセプトを明確にすることが大切です。
事前に移転の方針を決めると、業務の効率化やコスト削減にも役立つ物件をスムーズに見つけることができます。
そしてコンセプトが決まった段階で、移転に最適な賃貸オフィスを探すのが一般的です。
ところがオフィス移転では様々な準備が必要であり、物件探しと引っ越し会社選定を並行して進めることも多いです。
社員が手分けをすると、企業の引っ越しの準備も流れるように進められます。
また手ごろな賃貸オフィスを探したいときには、企業向けの不動産情報サイトが便利です。
エリア別に情報を絞り込むと、企業のニーズにマッチした物件を選ぶことができます。
移転準備の最終段階では、オフィス内の書類や家具を整理してトラックに積み込める状態にする必要があります。
荷造りを丁寧に行うと、移転先での業務のスタートに向けた準備も円滑に進められます。

オフィス移転の準備はいつから始めるべき？

オフィス移転は、個人の引っ越しとは異なり多くの工程を踏む必要があります。
どれだけ小規模なオフィスであっても踏むべき工程はほとんど変わらないので、オフィスの規模にかかわらず移転の際は計画的に進めていくことが重要となりますが、一般的にオフィス移転の準備は移転時期の半年以上前から始める必要があります。
これは、多くの賃貸オフィスでは解約通知を撤退する半年前までに済ませる必要があるためです。
また、オフィス移転の際は原状回復工事や新オフィスの選定、移転先での内装工事やネットワーク工事、各種手続きなどやるべきことは数多くあるため、半年以上前から行動を開始しないと移転に間に合わないという事態にもなりかねません。
そのため、オフィス移転の際は可能な限り早めに準備を開始することが大切です。
加えて、本格的に移転プロジェクトがスタートする前から、依頼候補となる業者の下調べを行ったり、新オフィスの目星を付けたりしておくことでスムーズな移転を実現できるでしょう。

オフィス移転の計画段階で確認すべきこと

オフィス移転には様々な準備が必要になるため、計画的に準備を進めていくことが大切ですが、計画段階でまず確認しておくべきなのが現オフィスの解約予告時期です。
賃貸オフィスの解約予告は撤退の3～6ヶ月前に行うのが一般的ですが、現オフィスと新オフィスの契約が重複する期間が長くなるほど余計なコストがかかってしまいます。
そのため、オフィス移転の際はまず現オフィスの解約予告時期を把握することが重要です。
また、賃貸オフィスから撤退する際は、契約時の状態に戻す原状回復工事が必要になりますが、この工事は解約までに完了させなければなりません。
加えて、工事には多額の費用がかかるので、原状回復工事の工期や費用についても確認しておきましょう。
保証金(敷金)の返還時期についても確認しておくことをおすすめします。
物件によっては、保証金の返還が撤退から3～6ヶ月後に行われるケースもあります。
この場合、返還された保証金を移転費用に充てることができなくなるので注意が必要です。

オフィス移転先のレイアウトを考える上で押さえておきたいポイントとは？

レイアウトはオフィスの導線や雰囲気を決定付けます。
インテリアや配置を思い切って変更できるオフィス移転はレイアウト変更に最適です。
オフィス移転にともなって従業員の人数が変更されるなら、その分を加味した配置が必要です。
机と椅子で作る島が同線の邪魔にならないように注意し、従業員や来客の動きがぶつからないように配慮しましょう。
取引先との打ち合わせなど静かな環境が必要な応接室などは賑やかな空間から話し、かつあまり内部まで行かずに到着できるようにします。
入り口付近には外部との気軽なミーティングに利用できるフリースペースや、従業員が利用できる休憩スペースを設けるのもおすすめです。
役員のデスクなどは奥のほうに置き、全体の動きを見てとれるように調整しても良いでしょう。
トラブルが発生した時にはすぐに察知し、対処をしやすくなるはずです。
ところどころにインテリアや観葉植物を配置して、オフィス全体の雰囲気を作り上げます。

オフィス移転当日の作業をスムーズに進めるコツ

オフィス移転に伴う作業は数多くあり、段取りよく熟さなければ多くの時間を無駄にしてしまう恐れがあります。
中でも、移転当日の作業がスムーズに進まなければ、稼働開始の予定に影響が出てしまう可能性もあります。
移転当日の作業を、段取りよく進めていくために大切になるのが事前準備です。
オフィス移転の全体のスキームを考える際に、当日を含めて計画を立てることが大切になります。
担当者を決めて、事前に出来ることは何かを整理しておきます。
当日の作業が、少なければ少ないほどスムーズに運びます。
廃棄するものが有れば、移転する前に処分しておくことが大切ですし、持って行くものについては、移転先で整理しやすいように梱包することを意識しましょう。
可能な限り作業量を減らすことと分担を決めておくことで、負担が大きく軽減されます。
移転する日の作業が、全体を通して最も時間に終われる日になることを念頭に置いて対応すれば、当日混乱することを防ぐことが出来ます。

オフィス移転後に必要な各種手続きについて

オフィス移転の際は様々な作業が発生しますが、移転先で事業を継続するためには関係省庁への届出が必要になります。
具体的には、法務局・税務署・社会保険事務所・労働基準監督署・公共職業安定所などでの手続きが必要です。
法務局には、移転から2週間以内に本店移転登記申請書もしくは、支店移転登記申請書の提出が必要です。
税務署には、移転後すみやかに納税地の変更異動届書や、給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届書を提出する必要があります。
社会保険事務所には、5日以内に適用事業所所在地・名称の変更（訂正）届を出さなければなりません。
労働基準監督署には、10日以内に労働保険名称所在地変更届の提出が必要です。
また、労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書・労働保険関係成立届などの提出も必要となりますが、県外に移転するなど状況によって提出書類が異なるので事前に確認しておきましょう。
公共職業安定所には、10日以内に雇用保険事業主事業所各種変更届を出す必要があります。
なお、これらの届出は各機関の窓口やホームページなどから入手できるので、オフィス移転前に必要な項目を事前に埋めておくとスムーズに手続きを完了させることが可能です。

オフィス移転の案内状は移転の1ヶ月前までに発送するのが基本

オフィス移転を行えば、移転したことを伝える案内状を出すことになります。
移転しましたという内容ではなく、移転する予定であることを伝えるものでなければいけません。
少なくとも1ヶ月くらいは、余裕も持って出しておくのが基本になります。
どうして前もって通知する必要があるのかと言うと、相手側に迷惑がかかる可能性が生じてしまうからです。
移転後に出すと、オフィス移転をしてから案内状が届くまでの期間は、相手側が思っている所在地と実際にある場所がずれることになります。
この間にオフィスを訪ねてくる人は、既に転居してオフィスが存在していない場所に足を運ぶことになります。
郵便物の遅延などの可能性を考えれば、1ヶ月くらいがちょうどいい余裕と言えます。
オフィスにやってくる人の中には、重要な取引先も含まれますし、普段お世話になっている税理士や弁護士などもいます。
そういった人にオフィス移転の連絡が遅れたことで無駄な時間を使わせることは、決して良いことではありません。

オフィス移転の際は移転をトータルサポートしてくれる業者を利用するのがおすすめ

企業の本社などの引っ越しで最大のネックになるのが、移転に最適な面積の広い賃貸オフィスを見つけることです。
しかし引っ越しの規模が大きくなると、移転当日の作業も非常にハードになります。
そのためにオフィス移転の準備を社員だけで進めるのは困難であり、トータルサポートする会社の支援が不可欠です。
オフィス移転の一連の作業を支援する会社を活用すると、物件探しや荷造りなどの準備も効率よく行えます。
けれども企業の移転を支援する会社はとても多く、依頼先を選ぶ段階で迷うことも珍しくないです。
まず最初に見積もりを依頼すると、低コストで質の高いサービスが利用できる会社を選べます。
特にオフィス内の配線にも強い会社は、パソコンの台数が多い企業の引っ越しでも役立ちます。
休日と深夜の作業にも柔軟に対応する会社は、移転先ですぐに業務を始めたい企業にも最適です。
提案力がある会社であれば、初めてのオフィス移転でも有益な助言が受けられます。